前一篇〈用 Notion AI 整理每週研讀筆記〉談的是「為什麼要整理」，以及整理背後的心法：收藏不等於整理，AI 負責濃縮、歸類、串聯這些比較機械的工作，真正的判斷還是得自己下。如果你還沒讀過那一篇，建議先回去看一下，因為這篇要談的是完全相反的另一半——「具體怎麼做」。
心法講得再多，落到實際操作時，很多人還是卡在兩個地方：第一，Notion 資料庫到底要開哪些欄位？第二，叫 Notion AI 的時候，提示詞到底要怎麼下，才不會得到一堆漂亮但沒用的長篇大綱？這篇就是把這兩個問題一次解決：給你一份可以直接照抄的資料庫欄位清單、五組可以直接複製的提示詞，再加上一週的實際操作範例，讓你看完就能照著跑一遍。
先說清楚這篇的定位。它不是要你把前面的流程推翻重來，而是把它「模板化」。模板的好處是：你不需要每一次都重新動腦，只要照著固定的欄位填、照著固定的提示詞跑，一個星期二十分鐘就能收工。壞處是，模板很容易變成「看起來很整齊、實際上沒在動腦」的儀式。所以每一組提示詞旁邊，我都會標註「哪一句話要你自己想」，讓模板保有人味。
一、先把資料庫開好：六個欄位就夠了
很多人整理筆記失敗，不是因為不夠勤勞，而是因為資料庫開得太複雜，欄位一多，人就懶了。我自己的研讀筆記資料庫，只用六個欄位，而且每一個都有明確的用途：
- 名稱（Title）：這條筆記的標題，直接沿用原文標題就好，不要自己重新命名，省得之後找不到來源。
- 來源（Source）：用一個 URL 欄位，貼上文章連結、影片連結，或寫明「客戶會議」這種離線來源。沒有來源的筆記，日後要回去查證會很痛苦。
- 類型（Type）：一個單選（Select）欄位，選項固定四個：文章、影片、Podcast、想法。這個欄位是為了之後篩選用的，不要設超過五個選項。
- 狀態（Status）：單選欄位，選項是「收件匣 → 已摘要 → 已歸類 → 已串聯」四種。這個欄位是整個流程的儀表板，你一眼就能看出哪條筆記卡在哪一關。
- AI 摘要（Summary）：一個文字欄位，專門放 Notion AI 吐出來的摘要。記得跟「名稱」分開，別混在同一個欄位，否則之後要篩選、要複製都很麻煩。
- 為什麼留它（Why）：一個文字欄位，而且規定只能用一句話寫，必須自己打。這是整個資料庫裡唯一一個「AI 不許碰」的欄位，它就是前面那篇講的「跟我有什麼關係」。
如果你想要，可以再加第七個「類別（Category）」欄位，但我的建議是先不要。前一篇提過，自動分類「看起來聰明，實際省不了多少時間」。等你跑了幾個月、發現某個主題的筆記真的多到需要分類了，再開也不遲。開欄位的時候，請用 Notion 的「資料庫模板」功能，把上面六個欄位設成預設值，這樣每新增一筆記錄，欄位就自動長好，不會漏。
二、五組可以直接複製的提示詞
提示詞是這套流程的核心，也是最容易踩坑的地方。我把它們整理成五組，每一組都對應流程的一個步驟。使用時直接把【】裡面的內容換成你自己的，其他照抄。
第一組｜摘要提示詞。用途：把一條長內容壓縮成三句重點，加一個作者主張。
請幫我把下面的內容整理成三部分：(1) 這篇文章想解決什麼問題？(2) 作者的核心主張是什麼？(3) 他用了什麼證據或例子來支持？每一部分用一到兩句話，不要列大綱，不要搬原文的段落標題。
把「文章」換成「影片逐字稿」或「Podcast 筆記」都可以。這個提示詞的關鍵在於「不要列大綱、不要搬段落標題」這一句——沒有這一句，Notion AI 很容易偷懶，直接把原文的小標題複製成一份假摘要，資訊量等於零。
第二組｜歸類提示詞。用途：讓 AI 根據摘要建議這條筆記屬於哪一類，但最終由你決定。
這是一條研讀筆記的摘要：【貼上摘要】。請根據內容，建議它比較適合放在下面哪一個類別：(1) 工作 (2) 個人成長 (3) 待定。只回一個類別名稱，不要解釋。
「不要解釋」這四個字很重要。AI 一解釋，你就會不由自主地被它的理由帶著走，反而失去了自己判斷的空間。你只要一個建議，剩下的自己點頭。
第三組｜串聯提示詞。用途：拿這週的新筆記，去找資料庫裡過去幾個月的舊筆記有沒有關聯。這一步在 Notion 裡要用 Q&A 功能，讓它能搜尋整個工作區。
我這週讀到這幾條筆記：【貼上新筆記的摘要】。請搜尋我的工作區，找出過去幾個月裡，有沒有哪幾條舊筆記跟它們在講同一件事、或可以互相印證。列出筆記名稱和它們之間的關聯，不要捏造不存在的筆記。
最後那句「不要捏造不存在的筆記」不能省。Notion AI 的 Q&A 偶爾會為了回答而回答，生出一條你根本沒寫過的筆記。養成要求它「列出具體名稱」的習慣，你就能立刻去點開驗證，戳破它編出來的部分。
第四組｜回顧提示詞。用途：月底掃一遍上個月的筆記，快速判斷哪些該留、哪些該走。
請把下面這幾條筆記，各用一句話總結它的核心價值：【貼上筆記摘要】。然後幫我標出，哪幾條看起來已經過時、或資訊重複，可以考慮刪除或歸檔。不要替我做最終決定，只給建議。
注意最後一句。刪除的決定權一定要握在自己手上，AI 只負責幫你「預覽」，把瀏覽的成本降下來。
第五組｜寫作材料提示詞。用途：當你想把筆記變成文章或演講時，讓 AI 幫你抓出可用的素材。這組提示詞不是每週都用到，但要用起來很順手。
我手上這幾條筆記，都在講同一個主題【貼上主題】。請幫我整理出：(1) 有哪些觀點互相支持？(2) 有哪些觀點互相矛盾？(3) 有哪些例子或數據可以直接引用？請標明每一條出自哪一則筆記，方便我回去查原文。
這五組提示詞，建議你在 Notion 裡開一個「提示詞庫」的頁面，把常用的這幾組存成範本。以後每次要用，直接複製貼上，改一下【】裡的內容就好，不用重新想。
三、一週實例：從收件匣到串聯，實際走一遍
光講模板不夠，我用一週來示範一次。這週是虛構的，人物和內容都是我為了示範拼湊的，不代表真實的任何人。
週一到週三，我陸陸續續往收件匣丟了四條東西：
- 一篇關於「遠端團隊如何做每日同步」的文章（類型：文章）。
- 一段講「如何主持有效率的會議」的 YouTube 影片（類型：影片）。
- 一個 Podcast 片段，談到「新人入職的前三十天」的建議（類型：Podcast）。
- 我自己在開會時閃過的一個想法：「客戶老是說不清楚需求，是不是因為我們問的問題不夠具體？」（類型：想法）。
週四晚上，我打開收件匣，開始跑流程。前兩條我判斷「值得留」；Podcast 那條我先按著不動，因為它跟我最近的案子沒直接關係，暫放「待定」；自己閃過的那個想法，我直接寫進「為什麼留它」：「這可能是我下個月演講要用的切入點。」
接著我用第一組提示詞，幫前兩條生成摘要。然後在「為什麼留它」欄位，逼自己各寫一句：那篇遠端團隊的文章，我寫「我們最近有兩個客戶的案子卡在溝通，這篇的每日同步方法也許能參考」；會議影片我寫「跟上面那條互相印證，都在講『把話講清楚』」。
到了歸類，我用第二組提示詞，AI 建議兩條都放「工作」，我點頭，拖曳過去。狀態從「已摘要」改成「已歸類」。
月底跑串聯時，我用了第三組提示詞。Notion AI 搜出三個月前的一篇舊筆記，講的是「如何向非技術客戶解釋技術問題」。它點出這三條筆記其實都在講同一件事：溝通的本質是把模糊變具體。於是我開了一個新頁面，命名為「把話說清楚」，把這三條筆記都連進去。這就是前面那篇講的「知識自己長出主題」——而這個主題，後來就成了我某次 Toastmasters 演講的骨架。
四、要不要自動化？先把手動跑順再說
看到這裡，你可能會想：既然每週都要做，能不能用 n8n 或 Notion 的自動化，把一部分串起來？我的建議是：先把手動流程跑順，至少跑一整個月，再來想自動化。
原因很實際。自動化的前提是「你很清楚每一步該做什麼、順序是什麼」，而這個清楚，是手動跑出來的。如果你連手動都還沒跑順，就急著自動化，你只是在自動化一個你自己也搞不清楚的流程，最後得到的是一堆「看起來很忙」的自動通知，而不是真的整理好的知識。
等你跑順了，真的有幾步是純機械、不需要判斷的，再來串。舉例：可以用 n8n 設定一個每週五下午的提醒，自動通知你去整理收件匣；或者用 Notion 的「自動化」把「狀態改為已摘要」的筆記，自動加上當天的日期。這些小地方自動化很好，但「摘要、歸類、串聯」這三個需要判斷的環節，建議還是留給你自己，讓 AI 只當副駕，不當自動駕駛。
五、三個最常見的坑，先幫你避掉
第一個坑：把 AI 摘要當成最終成品存檔，再也不回頭看原文。 摘要只是路標，不是目的地。任何你之後要引用、要做決策的筆記，都應該保留來源連結，需要時回去看原文。Notion AI 偶爾會「過度自信」，把原文沒說的東西講得很肯定，這個坑前面那篇也提過，但值得再說一次。
第二個坑：資料庫欄位越開越多。 今天加一個「重要性」，明天加一個「閱讀進度」，後天再加一個「情緒標籤」。欄位一多，每條筆記的填寫成本就高，最後你就懶得填了。守住六個核心欄位，其餘的等真正需要再說。
第三個坑：提示詞用「整段原文貼給它」。 Notion AI 有上下文長度限制，你把一篇五千字的文章整段貼進去，它可能只處理前面一段，後面的內容被忽略。更好的做法是：先自己掃一遍，把真正重要的段落挑出來，貼那些段落就好。這個「先掃一遍」的動作，本身就是一次預讀，反而對理解有幫助。
回到最實際的一句話：整理筆記這件事情，難的從來不是工具，而是你願不願意每週固定坐下來二十分鐘。工具和模板能做的，是把這二十分鐘的摩擦力降到最低。今天把這六個欄位開好、把五組提示詞存進你的提示詞庫，下一個週四晚上，照著跑一次。等你看到那條「跟三個月前的舊筆記接上了」的時刻，你就會明白，這一切值回票價。
